Khoảng cách giữa 2 bàn làm việc văn phòng bao nhiêu là chuẩn?

Không ít chủ doanh nghiệp và người phụ trách cơ sở vật chất từng rơi vào tình huống đứng trước một mặt bằng trống, băn khoăn không biết nên kê bao nhiêu bàn, chừa khoảng cách thế nào để vừa đủ chỗ ngồi vừa không vi phạm các quy định về phòng cháy chữa cháy hay an toàn lao động. Nếu bố trí sai ngay từ đầu, hậu quả không chỉ dừng ở việc nhân viên phải đứng dậy nhường lối mỗi khi có người đi qua, mà còn kéo theo chi phí sửa chữa, tháo dỡ tốn kém về sau, thậm chí ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc chung của cả tập thể. Với kinh nghiệm trực tiếp khảo sát và thi công hàng trăm mặt bằng văn phòng, YCHI sẽ giúp bạn hiểu rõ khoảng cách giữa 2 bàn làm việc văn phòng bao nhiêu là hợp lý, dựa trên từng cách bố trí cụ thể và từng loại hình không gian, để bạn có thể tự tin lên layout ngay từ lần đầu tiên mà không phải sửa đi sửa lại.

Vì sao có nhiều khoảng cách khác nhau và điều này ảnh hưởng ra sao đến trải nghiệm sử dụng

Sở dĩ tồn tại nhiều mức khoảng cách khác nhau là bởi mỗi cách bố trí bàn kéo theo một nhu cầu sử dụng không gian hoàn toàn khác biệt. Với hai bàn đặt song song, khoảng cách 90 đến 120cm được tính toán dựa trên nhu cầu kéo ghế ra vào và di chuyển của một người phía sau; nếu con số này thu hẹp xuống dưới 90cm, tình trạng va chạm ghế và cảm giác chật chội gần như chắc chắn sẽ xảy ra, còn nếu vượt quá 120cm thì sự thoải mái tăng lên nhưng đồng thời cũng kéo theo việc tiêu tốn diện tích đáng kể – một bài toán mà YCHI luôn phải cân đối kỹ lưỡng khi tư vấn cho khách hàng có ngân sách mặt bằng giới hạn. Đối với hai dãy bàn đặt đối diện nhau, khoảng cách cần tính đến việc cả hai người cùng kéo ghế đồng thời cộng thêm không gian cho một đến hai người khác di chuyển qua lại ở giữa, nên mức 120 đến 150cm được xem là tiêu chuẩn phổ biến, trong khi mức 160 đến 180cm thường dành cho những khu vực có lưu lượng người qua lại cao hơn hoặc mong muốn hướng đến cảm giác cao cấp, riêng tư hơn. Còn với khoảng cách giữa các dãy bàn trong mô hình văn phòng mở, ngoài phần không gian cho ghế, YCHI còn tính thêm lưu lượng người di chuyển thường xuyên, xe đẩy dọn dẹp hay việc luân chuyển thiết bị văn phòng, nên khoảng 120 đến 180cm sẽ được điều chỉnh linh hoạt tùy vào mật độ nhân sự và chiều rộng thực tế của mặt bằng. Trong nhiều lần khảo sát thực tế, YCHI nhận thấy dấu hiệu rõ ràng nhất của một khoảng cách chưa đạt chuẩn chính là khi nhân viên phải đứng dậy, đẩy ghế sát vào bàn mỗi khi có đồng nghiệp đi ngang qua – đây là tín hiệu cho thấy khoảng cách đang ở dưới ngưỡng 90 đến 100cm và cần được điều chỉnh lại.

Vì sao có nhiều khoảng cách khác nhau

Cơ sở tiêu chuẩn Việt Nam và quốc tế cho khoảng cách bàn làm việc

Để đảm bảo tính pháp lý và sự an toàn lâu dài, việc bố trí khoảng cách bàn làm việc không nên chỉ dựa trên cảm tính mà cần tham chiếu đến các tiêu chuẩn hiện hành. Tại Việt Nam, các nguyên tắc thiết kế không gian làm việc và lối đi trong công trình công cộng đã được đề cập trong hệ thống tiêu chuẩn xây dựng như TCVN 4451:1985, tuy nhiên YCHI luôn nhấn mạnh với khách hàng rằng mỗi tòa nhà văn phòng có thể áp dụng thêm những quy định riêng về chiều rộng hành lang và lối thoát hiểm, do đó việc làm việc trực tiếp với ban quản lý tòa nhà để xác nhận layout thể hiện rõ các lối thoát hiểm và tuân thủ quy định phòng cháy chữa cháy là bước không thể bỏ qua trước khi triển khai thi công. Bên cạnh khung tiêu chuẩn trong nước, nhiều tiêu chuẩn quốc tế về công thái học và an toàn lao động cũng đưa ra những nguyên tắc tương đồng, chẳng hạn như yêu cầu không gian làm việc đủ rộng để người dùng có thể thay đổi tư thế, di chuyển ghế và tiếp cận thiết bị một cách thuận tiện, cũng như đảm bảo lối đi an toàn không cản trở lối thoát hiểm trong mọi tình huống khẩn cấp. Với những doanh nghiệp có yếu tố quốc tế hoặc đặc biệt quan tâm đến khả năng tiếp cận phổ quát, việc đảm bảo lối đi tối thiểu khoảng 90cm cho các trường hợp cần di chuyển bằng xe lăn cũng là một tiêu chí đáng cân nhắc. YCHI luôn khuyến nghị khách hàng xem những con số này là nền tảng tham khảo quan trọng, đồng thời kết hợp với khảo sát thực tế tại từng mặt bằng cụ thể để đưa ra phương án tối ưu nhất, bởi mỗi công trình đều có những đặc thù riêng về kết cấu, cột, dầm hay quy định vận hành nội bộ.

Tùy theo mục tiêu thiết kế và ngân sách của từng doanh nghiệp, YCHI thường tư vấn ba hướng tiếp cận chính. Với những khách hàng ưu tiên tối ưu diện tích, khoảng cách giữa các vị trí có thể thu hẹp xuống mức 80 đến 90cm, kết hợp bố trí cụm bàn module hoặc đặt bàn sát tường để tận dụng tối đa không gian, tuy nhiên vẫn phải đảm bảo lối thoát hiểm tối thiểu theo quy định. Với hướng tiếp cận tiêu chuẩn, hướng đến sự thoải mái lâu dài, khoảng cách 100 đến 120cm giữa các vị trí kết hợp lối đi chính rộng từ 150 đến 180cm thường phù hợp với những văn phòng quy mô hai mươi đến năm mươi nhân sự. Còn với những không gian cao cấp dành cho lãnh đạo hoặc mong muốn tạo cảm giác rộng rãi, riêng tư, khoảng cách giữa các dãy bàn có thể được nâng lên 140 đến 180cm để mang lại sự sang trọng, đẳng cấp cho toàn bộ không gian làm việc.

Cách đo khoảng cách chính xác để tránh hiểu sai khi triển khai thực tế

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến việc bố trí bàn làm việc đi sai hướng chính là sự nhầm lẫn giữa các cách đo khác nhau. Cách đo mép bàn đến mép bàn thường được sử dụng khi lên layout hai chiều ban đầu, phù hợp để tính toán khoảng cách giữa các cụm bàn hoặc các dãy bàn độc lập. Trong khi đó, cách đo mép ghế đến mép ghế – tính trong tình huống ghế đã được kéo ra – lại đóng vai trò quan trọng hơn nhiều khi xác định khoảng cách cho những vị trí ngồi quay lưng hoặc đối diện nhau, bởi đây mới là con số phản ánh đúng trải nghiệm thực tế của người sử dụng. Riêng với khoảng cách từ bàn đến tường hoặc đến tủ hồ sơ, cần phân biệt rõ trường hợp vị trí đó có ghế sử dụng thường xuyên hay chỉ đơn thuần chừa khoảng hở kỹ thuật, bởi hai tình huống này đòi hỏi mức khoảng cách hoàn toàn khác nhau. Trong thực tế tư vấn, YCHI từng gặp không ít trường hợp khách hàng chỉ đo khoảng cách bàn đến bàn rồi ngạc nhiên khi đưa vào sử dụng thì nhân viên phàn nàn ghế liên tục va chạm nhau – nguyên nhân chính là do đã bỏ sót phần không gian ghế kéo ra phía sau.

Đây cũng chính là lúc cần phân biệt rõ giữa khái niệm vùng kéo ghế và lối đi chung, vốn là hai yếu tố dễ bị nhầm lẫn nhất khi lên phương án bố trí. Vùng kéo ghế là không gian dành riêng cho một người thực hiện thao tác đứng dậy, kéo ghế và xoay người, thường chiếm thêm khoảng 50 đến 60cm tính từ mép bàn trở ra. Trong khi đó, lối đi là không gian chung phục vụ nhiều người di chuyển cùng lúc, đòi hỏi bề rộng lớn hơn đáng kể, đặc biệt tại các khu vực hành lang chính, gần cửa ra vào, khu pantry hay phòng họp, với mức khuyến nghị phổ biến từ 120 đến 180cm tùy theo lưu lượng người qua lại. Việc hiểu rõ sự khác biệt này sẽ giúp bạn lý giải được vì sao cùng một câu hỏi về khoảng cách bàn làm việc mà có người đưa ra con số 90cm, người khác lại đề xuất 120cm – tất cả đều đúng, chỉ là đang áp dụng cho những bối cảnh đo lường khác nhau.

Bố trí khoảng cách bàn làm việc phù hợp theo từng loại hình văn phòng

Mỗi loại hình văn phòng mang đặc thù sử dụng riêng, do đó YCHI luôn điều chỉnh khuyến nghị khoảng cách theo từng bối cảnh cụ thể thay vì áp dụng một công thức cứng nhắc cho mọi trường hợp. Với mô hình làm việc tại nhà quy mô một đến hai vị trí, không gian thường khá hạn chế và gắn liền với sinh hoạt gia đình, nên chỉ cần đảm bảo khoảng cách tối thiểu khoảng 70cm giữa hai vị trí là đã có thể tạo điều kiện cho hai người cùng làm việc mà không quá vướng víu, đồng thời nên ưu tiên thêm yếu tố ánh sáng tự nhiên và thông gió cho khu vực này. Đối với các startup dưới mười nhân sự với diện tích mặt bằng khiêm tốn, chiến lược phổ biến mà YCHI thường áp dụng là tối ưu số lượng chỗ ngồi trong giới hạn diện tích cho phép, với khoảng cách giữa các vị trí liền kề dao động từ 80 đến 100cm, kết hợp bố trí cụm bàn từ bốn đến sáu chỗ và tận dụng các vị trí sát tường, miễn là vẫn đảm bảo lối thoát hiểm theo đúng quy định.

Với phân khúc văn phòng quy mô hai mươi đến năm mươi người theo mô hình không gian mở – vốn là nhóm khách hàng mà YCHI tiếp nhận yêu cầu tư vấn nhiều nhất – khoảng cách giữa các dãy bàn nên duy trì ở mức 120 đến 150cm, trong khi lối đi chính cần đạt từ 150 đến 180cm để đảm bảo sự thông thoáng khi lưu lượng di chuyển tăng cao. Ở quy mô này, YCHI thường gợi ý kết hợp thêm vách ngăn thấp hoặc cây xanh để phân vùng không gian một cách tinh tế, đồng thời bố trí khu vực phòng họp và pantry hợp lý nhằm giảm bớt lưu lượng người di chuyển ngang qua khu vực làm việc chính. Riêng với mô hình call center hay telesales, do đặc thù cần hạn chế tiếng ồn chéo giữa các vị trí làm việc, khoảng cách nên được nâng lên mức 100 đến 120cm, kết hợp thêm giải pháp vách ngăn cách âm để tối ưu hiệu quả vận hành. Còn với mô hình coworking space phục vụ nhiều đối tượng người dùng linh hoạt như freelancer hay đội nhóm remote, khoảng cách giữa các bàn làm việc chung thường dao động từ 90 đến 120cm, nhằm cân bằng giữa việc tiết kiệm diện tích và đảm bảo mỗi người vẫn có đủ không gian riêng tư cần thiết.

Bố trí khoảng cách bàn làm việc phù hợp

Những sai lầm thường gặp khiến khoảng cách bàn làm việc trở nên bất hợp lý

Qua nhiều lần khảo sát và xử lý các mặt bằng đã đi vào sử dụng, YCHI nhận thấy một số lỗi lặp lại khá thường xuyên mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động phòng tránh ngay từ khâu lên bản vẽ. Sai lầm phổ biến nhất là chỉ đo khoảng cách từ mép bàn đến mép bàn mà quên tính thêm không gian cho ghế và động tác kéo ghế, dẫn đến tình trạng bản vẽ hai chiều nhìn rất hợp lý nhưng khi đưa vào sử dụng thực tế lại khiến ghế liên tục va chạm và nhân viên khó khăn khi đứng dậy. Liên quan đến điều này là sự nhầm lẫn giữa khoảng cách ghế với ghế và khoảng cách bàn với bàn, khi nhiều người cho rằng mức 60cm là đủ vì quan sát thấy hai ghế không chạm nhau lúc đang ngồi yên, nhưng lại bỏ qua tình huống cả hai cùng đứng dậy đồng thời. Một lỗi khác cũng khá phổ biến là chỉ tập trung tính toán đủ chỗ ngồi mà quên mất nhu cầu về lối đi chung, khiến nhân viên phải liên tục đứng lên nhường đường mỗi khi có đồng nghiệp di chuyển qua khu vực máy in hay tủ tài liệu. Bên cạnh đó, việc không tính đến khoảng không gian cần thiết khi mở tủ hoặc ngăn kéo cũng thường bị bỏ sót, khiến các khu vực lưu trữ vô tình chặn gần hết lối đi mỗi khi cần sử dụng. Đáng lưu ý nhất trong số các sai lầm này là việc bố trí bàn ghế chặn vào lối thoát hiểm hoặc thu hẹp hành lang xuống dưới mức an toàn, một vấn đề không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm sử dụng hằng ngày mà còn tiềm ẩn rủi ro pháp lý nghiêm trọng liên quan đến quy định phòng cháy chữa cháy.

Những lưu ý khi áp dụng vào mặt bằng của bạn

Trong quá trình triển khai các dự án văn phòng có diện tích và quy mô nhân sự khác nhau, YCHI nhận thấy cùng một nguyên tắc về khoảng cách có thể mang lại những kết quả rất khác biệt tùy theo cách bố trí tổng thể. Với những mặt bằng có diện tích sử dụng khoảng sáu mươi mét vuông cho khoảng mười hai nhân sự, phương án chia thành các cụm bàn bốn chỗ với khoảng cách khoảng 130cm giữa các cụm và lối đi chính rộng 160cm thường mang lại sự cân bằng tốt giữa công năng và trải nghiệm sử dụng, phù hợp với phần lớn văn phòng doanh nghiệp vừa và nhỏ tại các tòa nhà văn phòng phổ thông. Ngược lại, với những mặt bằng nhỏ hơn dành cho đội ngũ khoảng sáu người, YCHI thường ưu tiên phương án kết hợp các bàn hai chỗ đặt sát tường cùng một cụm bàn lớn hơn ở khu vực trung tâm, với khoảng cách thu hẹp hơn trong khoảng 80 đến 90cm nhưng vẫn đảm bảo lối đi tối thiểu khoảng 120cm để không ảnh hưởng đến khả năng di chuyển và thoát hiểm khi cần thiết. Điều quan trọng mà YCHI luôn nhấn mạnh với khách hàng là những con số được chia sẻ trong bài viết này mang tính chất khuyến nghị tham khảo dựa trên kinh nghiệm triển khai thực tế, không thể thay thế hoàn toàn cho việc khảo sát trực tiếp và tham vấn ý kiến kiến trúc sư đối với những mặt bằng có kết cấu đặc thù như nhiều cột, dầm hay góc lệch. Đồng thời, các quy định về xây dựng, phòng cháy chữa cháy cũng có thể được điều chỉnh theo thời gian, vì vậy việc cập nhật lại thông tin định kỳ, đặc biệt trước mỗi lần cải tạo hoặc mở rộng văn phòng, luôn là điều cần thiết để đảm bảo tính chính xác và an toàn lâu dài cho không gian làm việc của doanh nghiệp.

Nếu mặt bằng của bạn có kết cấu phức tạp hoặc bạn chưa chắc chắn về phương án bố trí tối ưu, đội ngũ YCHI luôn sẵn sàng hỗ trợ khảo sát thực tế, tư vấn layout phù hợp và triển khai thiết kế thi công trọn gói, giúp bạn vừa tối ưu được diện tích sử dụng, vừa đảm bảo sự thoải mái và an toàn cho toàn bộ đội ngũ nhân sự trong không gian làm việc mới.