Cách bố trí cụm bàn làm việc nhóm cho văn phòng

Cụm bàn giúp tiết kiệm diện tích và tăng tương tác, nhưng chỉ cần bố trí sai là văn phòng trở nên chật chội, ồn ào và nhân viên phải len lỏi mới đi qua được. Tệ hơn, khi bàn đã lắp cố định cùng hệ thống điện, mạng, việc sửa lại vừa tốn kém vừa gián đoạn công việc của cả bộ phận. Tin tốt là bạn có thể tránh được điều đó nếu nắm đúng nguyên tắc, chọn đúng mẫu layout và kiểm tra theo một quy trình rõ ràng. Bài viết này dành cho chủ doanh nghiệp, quản lý văn phòng, nhà thầu nội thất và người phụ trách vận hành. Mời bạn đọc tiếp để áp dụng ngay cho văn phòng của mình.

Cụm bàn làm việc nhóm là gì?

Định nghĩa và cấu tạo cơ bản

Cụm bàn làm việc nhóm là hệ bàn được ghép thành một khối phục vụ từ 2 đến 8 người hoặc nhiều hơn, thường dùng cho một bộ phận hoặc một nhóm dự án. Một cụm hoàn chỉnh gồm mặt bàn, chân hoặc khung, vách ngăn, hộc tủ, máng điện, ổ cắm, khay dây và giá CPU. Tùy nhu cầu, bạn có thể bỏ bớt hoặc bổ sung từng thành phần.

Cần phân biệt bốn khái niệm hay bị nhầm lẫn. Cụm bàn là nhiều vị trí ghép thành khối, phù hợp nhóm 2 đến 8 người. Bàn module có kích thước chuẩn, ghép và tách được nên hợp với văn phòng cần mở rộng. Workstation là bàn tích hợp sẵn vách, điện và lưu trữ, phù hợp nhóm cần riêng tư và nhiều thiết bị. Bàn ghép là các bàn đơn ghép lại theo nhu cầu, linh hoạt về ngân sách nhưng thường kém đồng bộ.

Ví dụ, một cụm 6 người dạng 3+3 thường gồm 6 mặt bàn, 2 đến 4 vách ngăn trung tâm, hệ thống máng điện và khu vực lối đi bao quanh.

Khi nào nên dùng cụm bàn nhóm?

Cụm bàn phù hợp với nhóm trao đổi thường xuyên, nhóm dự án, bộ phận có quy trình phối hợp chặt và những văn phòng cần tiết kiệm diện tích. Sales, chăm sóc khách hàng và marketing là những nhóm hưởng lợi rõ nhất. Kỹ thuật và creative có thể cần cả khu trao đổi lẫn khu tập trung.

Ngược lại, hãy cân nhắc kỹ khi nhân viên cần tập trung sâu, bộ phận có yêu cầu bảo mật như kế toán, pháp chế, nhân sự, văn phòng quá nhỏ hoặc nhóm làm việc hybrid cao. Cụm bàn không phải giải pháp duy nhất, nên kết hợp với khu tập trung, phòng họp và không gian trao đổi nhanh.

Mẫu cụm bàn làm việc văn phòng được yêu thích tại nhà máy sản xuất nội thất YCHI

Nguyên tắc bố trí cụm bàn làm việc nhóm khoa học

Bố trí tốt không chỉ là xếp bàn cho đẹp mà phải cân bằng năm yếu tố: số người, diện tích, lối đi, hạ tầng kỹ thuật và mức độ riêng tư. Nguyên tắc chung là ưu tiên luồng di chuyển, không chắn lối thoát hiểm và đồng bộ điện, mạng trước khi cố định bàn. Bốn phần dưới đây đi từng bước theo thứ tự đó.

Xác định số người và kiểu phối hợp công việc

Hãy đếm số nhân sự hiện tại, sau đó dự báo mức tăng trong 6 đến 12 tháng tới. Nếu doanh nghiệp đang tuyển dụng, không nên thiết kế quá sát với headcount hiện có. Chẳng hạn, nhóm marketing 5 người dự kiến tuyển thêm 1 đến 2 nhân sự trong năm nên cân nhắc cụm 6 chỗ ngay từ đầu.

Tiếp theo là xác định tần suất trao đổi: hằng ngày, nhiều lần trong ngày hay chủ yếu làm độc lập. Cuối cùng, liệt kê thiết bị đi kèm như máy tính, màn hình kép, máy in chung, tủ hồ sơ và thiết bị họp. Ba thông tin này quyết định quy mô cụm và kiểu layout phù hợp.

Tính diện tích theo số vị trí ngồi

Công thức tư duy khá đơn giản: diện tích cần thiết bằng diện tích bàn cộng vùng ghế, lối đi và không gian thiết bị chung. Chiều rộng bàn phổ biến khoảng 1,2 đến 1,6 m cho mỗi vị trí, nên diện tích mỗi người không cố định mà phụ thuộc vào bàn, ghế, hộc tủ và mật độ lối đi.

Theo dải tham khảo, cụm 2 người cần khoảng 6 đến 8 m². Cụm 4 người dạng 2+2 hoặc 4 chỗ đối diện cần khoảng 10 đến 14 m² và phải tính thêm lối đi. Cụm 6 người dạng 3+3 cần khoảng 14 đến 20 m², nên có vách ngăn nếu cần tập trung. Cụm 8 người dạng 4+4 hoặc module cần khoảng 18 đến 28 m², kèm phân vùng và xử lý tiếng ồn. Từ 8 người trở lên, nên chia thành nhiều cụm module và tính theo từng cụm.

Không nên dùng diện tích tối thiểu để ép mật độ. Mọi phương án đều phải bảo đảm lối thoát hiểm và thông gió.

Bố trí lối đi và không gian di chuyển

Đây là lỗi phổ biến nhất: đặt bàn quá dày khiến lối đi nghẽn và khó sử dụng. Hãy phân biệt ba vùng: lối đi chính, lối đi phụ và vùng ghế.

Theo dải tham khảo, lối đi chính nên từ 1,0 đến 1,2 m trở lên để hai người đi ngang nhau thoải mái. Lối đi phụ giữa các dãy bàn khoảng 0,8 đến 1,0 m. Khoảng trống sau ghế nên từ 0,6 m trở lên để kéo ghế và đứng lên, và cần rộng hơn nếu người khác phải đi qua phía sau. Khoảng cách giữa hai bàn đối diện nên từ 1,2 đến 1,5 m trở lên để giảm cảm giác chật.

Không đặt cụm bàn chắn cửa ra vào, lối thoát hiểm, tủ PCCC, máy in hay khu pantry.

Xử lý ánh sáng, điện, mạng và thông gió

Về ánh sáng, hãy ưu tiên ánh sáng tự nhiên và hạn chế nắng chiếu trực tiếp vào màn hình. Nếu thiếu sáng, bổ sung đèn âm trần hoặc đèn khu vực. Tránh để cửa sổ hay đèn mạnh nằm ngay sau lưng màn hình vì dễ gây lóa.

Về điện và mạng, cần xác định số ổ cắm, vị trí máng điện, cáp LAN và Wi-Fi access point trước khi cố định bàn. Dây cáp nên đi trong khay dây, ống nẹp, ổ âm bàn hoặc hốc chân bàn. Với cụm 6 đến 8 người, nên có ít nhất một điểm điện và mạng cho mỗi vị trí cùng một điểm dự phòng. Nếu mỗi người dùng 2 màn hình và laptop, hãy tính trước số ổ cắm và khả năng mở rộng cáp mạng.

Cuối cùng, không chắn cửa gió, dàn lạnh hoặc lối khí trả để không khí lưu thông ổn định.

Mẫu cụm bàn làm việc văn phòng được yêu thích tại nhà máy sản xuất nội thất YCHI

7 mẫu bố trí cụm bàn làm việc nhóm phổ biến

Không có layout tốt nhất cho mọi văn phòng. Lựa chọn phụ thuộc vào diện tích, số người và tính chất công việc. Với mỗi mẫu dưới đây, hãy xem xét ai phù hợp, ưu điểm, hạn chế và cách khắc phục.

Cụm 2 người đối diện

Mẫu này phù hợp với cặp làm việc chung dự án, kế toán, tư vấn hoặc quản lý và trợ lý. Ưu điểm là tiết kiệm diện tích và dễ trao đổi. Hạn chế là ít riêng tư và dễ xao nhãng. Bạn có thể dùng vách ngăn thấp, đồng thời chọn hướng ngồi tránh cửa chính và lối đi đông. Ví dụ tham khảo: bàn 1,4 m, chừa lối đi chính khoảng 1,2 m.

Cụm 4 người dạng 2+2

Đây là layout phổ biến nhất, phù hợp với marketing, chăm sóc khách hàng, vận hành và nhóm dự án nhỏ. Hai bàn ở mỗi phía, vừa cân bằng giao tiếp vừa tiết kiệm diện tích. Hạn chế là ngồi đối diện dễ mất tập trung, có thể xử lý bằng vách ngăn trung tâm hoặc vách thấp và chọn hướng quay lưng ra lối đi chính. Lối đi giữa các dãy nên từ 0,9 đến 1,2 m. Với bàn 1,4 m, cụm này cần khoảng 10 đến 14 m² tùy mật độ và thiết bị. Đây cũng là mẫu cụm bàn 4 người được tìm hiểu nhiều nhất.

Cụm 4 người dạng hàng dọc

Phù hợp với văn phòng nhà ống, phòng dài hoặc văn phòng nhỏ. Ưu điểm là tận dụng chiều sâu và dễ đi dây dọc tường. Hạn chế là người ngồi cuối cụm ở xa lối đi. Hãy chừa lối đi bên, đặt ổ điện dọc cụm và tránh để ghế lùi sát tường. Tham khảo: 4 vị trí xếp dọc, mỗi vị trí 1,2 đến 1,4 m, lối đi bên tối thiểu 0,8 đến 1,0 m.

Cụm 6 người dạng 3+3

Mẫu cụm bàn 6 người này hợp với nhóm dự án, bộ phận vận hành và nhóm 5 đến 7 người. Mật độ hợp lý và dễ quản lý theo team, nhưng nhiều người dùng chung khu vực nên dễ ồn. Giải pháp là dùng vách thấp, phân vùng theo nhiệm vụ và bố trí khu trao đổi gần cụm. Tham khảo: lối đi giữa 1,0 đến 1,2 m, khu vực sau ghế tối thiểu 0,6 đến 0,9 m.

Cụm 8 người dạng 4+4

Mẫu này dành cho sales, chăm sóc khách hàng, vận hành và văn phòng open-plan. Ưu điểm là tối ưu diện tích và đồng bộ, hạn chế là ồn, thiếu riêng tư và khó tập trung. Có thể giảm nhược điểm bằng vách ngăn, tủ thấp, cây xanh, booth họp nhanh và khu tập trung riêng. Đừng tạo một khối 8 người quá dài trong mặt bằng hẹp, thay vào đó hãy tách thành hai cụm 4 người. Tham khảo: lối đi trung tâm 1,2 đến 1,5 m.

Cụm chữ U cho nhóm dự án

Phù hợp với product, creative, kỹ thuật và nhóm dự án ngắn hạn. Các thành viên dễ nhìn nhau, dễ chia sẻ tài liệu và có cảm giác gắn kết. Đổi lại, cụm này tốn diện tích và có thể gây ồn. Nên dùng cho nhóm nhỏ 3 đến 5 người, đặt gần bảng viết hoặc màn hình chia sẻ. Khoảng trống ở giữa có thể dùng để đứng trao đổi hoặc đặt màn hình chung.

Cụm module linh hoạt cho văn phòng hybrid

Phù hợp với startup, công ty công nghệ và doanh nghiệp hay thay đổi nhân sự. Ưu điểm lớn của cụm bàn module là dễ ghép, tách, mở rộng và di chuyển. Điều kiện là phải chuẩn hóa kích thước, hệ thống điện và phụ kiện, nên chọn module cùng dòng sản phẩm, có kênh dây và chân bàn chịu tải tốt. Ví dụ, 3 module 4 chỗ có thể ghép thành cụm 12 chỗ hoặc tách thành ba cụm 4 chỗ.

Cách bố trí cụm bàn theo mục tiêu làm việc

Cùng một cụm 6 người, sales và kế toán cần cách bố trí rất khác nhau. Vì vậy, ngoài hình học, bạn nên chọn layout theo mục tiêu công việc: trao đổi cao thì ưu tiên cụm mở, tập trung cao thì cụm có vách, hybrid thì module linh hoạt, còn bảo mật thì cụm khuất tầm nhìn với vách cao hơn.

Nhóm cần trao đổi thường xuyên

Với sales, marketing, chăm sóc khách hàng và vận hành, hãy ưu tiên cụm mở, khoảng cách gần và ít vách. Đặt cụm gần bảng viết, khu trao đổi nhanh hoặc phòng họp nhỏ. Nếu cần giảm nhiễu thị giác nhưng vẫn giữ giao tiếp, hãy dùng vách thấp. Nhóm sales nên ở gần khu vực gọi điện và tránh sát khu vực cần yên tĩnh.

Nhóm cần tập trung cao

Bộ phận như kế toán hay lập trình nên có vách ngăn, khoảng cách rộng hơn và tránh lối đi chính. Hạn chế đặt cạnh pantry, khu máy in hoặc lối ra vào. Có thể dùng vách cao hơn hoặc bố trí quay mặt vào tường để giảm xao nhãng.

Nhóm làm việc hybrid

Hãy chia rõ chỗ ngồi cố định và chỗ dùng chung. Bổ sung locker, ổ sạc, màn hình ngoài và khu họp nhanh, đồng thời ưu tiên module dễ tái cấu trúc. Thay vì áp một tỷ lệ cứng, hãy tính số chỗ theo tần suất ra văn phòng thực tế của từng bộ phận.

Nhóm cần bảo mật hoặc xử lý dữ liệu

Với kế toán, nhân sự, pháp chế hay bộ phận dữ liệu, hạn chế để màn hình hướng ra lối đi chính. Dùng vách ngăn, tủ khóa và vị trí ngồi khuất tầm nhìn. Dù vậy, mọi phương án phải giữ nguyên lối thoát hiểm và hệ thống PCCC.

Mẫu cụm bàn làm việc văn phòng được yêu thích tại nhà máy sản xuất nội thất YCHI

Cách bố trí theo loại mặt bằng văn phòng

Cùng một số nhân sự, nhà ống và tòa văn phòng cần phương án khác nhau. Mỗi loại mặt bằng có đặc điểm, nguyên tắc và lỗi cần tránh riêng.

Văn phòng nhà ống

Mặt bằng hẹp, dài và ít cửa sổ nên ưu tiên cụm 2 hoặc 4 người, bố trí dọc theo chiều sâu phòng. Hãy chừa lối đi chính ít nhất ở một bên, đưa khu vực phụ về cuối phòng hoặc sát tường, và tránh chắn cửa ra vào hay lối thoát hiểm. Ví dụ, văn phòng 5 m x 8 m có thể cân nhắc một cụm 4 người dọc một bên, giữ lối đi chính ở bên còn lại.

Văn phòng open-plan

Hãy chia mặt bằng thành các cụm theo bộ phận và tránh cụm quá dài. Dùng vách thấp, tủ thấp hoặc cây xanh để tạo ranh giới thị giác. Khu tập trung nên tách khỏi khu trao đổi và pantry, và lối đi chính luôn phải thông thoáng.

Văn phòng trong tòa nhà

Trước khi đặt bàn, kiểm tra vị trí cột, cửa sổ, cửa ra vào, hệ thống điều hòa và lối thoát hiểm. Không đặt cụm bàn chắn lối đi hoặc thiết bị PCCC, và nên thống nhất phương án với ban quản lý tòa nhà. Nếu có khả năng phải di chuyển sau này, hãy ưu tiên module.

Văn phòng hybrid hoặc coworking

Ưu tiên module tháo lắp, bổ sung locker, ổ sạc và khu họp nhanh. Cân đối chỗ cố định với chỗ dùng chung, và thiết kế theo tần suất sử dụng thực tế thay vì theo số ghế tối đa.

Quy trình bố trí cụm bàn làm việc nhóm

Quy trình gồm 5 bước từ khảo sát đến nghiệm thu. Mỗi bước có đầu ra rõ ràng để bạn kiểm tra trước khi sang bước tiếp theo.

Bước 1: khảo sát mặt bằng

Đo chiều dài, chiều rộng và chiều cao trần. Xác định cửa ra vào, cửa sổ, cột, ổ điện, máy lạnh và lối thoát hiểm, đồng thời chụp ảnh và ghi chú thiết bị cố định. Đầu ra là bản phác thảo mặt bằng thô.

Bước 2: xác định nhân sự và nhu cầu

Liệt kê số nhân sự hiện tại và dự kiến, phân loại công việc theo trao đổi, tập trung, hybrid hay bảo mật, rồi xác định thiết bị cần dùng. Đầu ra là bảng nhu cầu theo từng bộ phận, giúp tránh mua sai quy mô hoặc bố trí sai chức năng.

Bước 3: chọn cấu hình cụm bàn

Chọn cụm 2, 4, 6, 8 chỗ hoặc module, quyết định có dùng vách ngăn hay không, rồi chọn chất liệu và phụ kiện theo ngân sách, độ bền và thẩm mỹ. Đừng chọn chỉ theo giá, hãy tính cả chi phí vòng đời và khả năng mở rộng. Đây cũng là bước phù hợp để đặt sản xuất theo kích thước thực tế của mặt bằng.

Bước 4: lên sơ đồ 2D hoặc 3D

Vẽ vị trí cụm bàn, lối đi, ổ điện, mạng, tủ, máy in và khu trao đổi. Kiểm tra xem còn điểm nghẽn giao thông nào không và mô phỏng thêm tình huống tăng nhân sự. Đầu ra là sơ đồ có kích thước kèm danh sách vật tư. Nếu bạn cần sơ đồ 2D hoặc 3D chi tiết, hãy liên hệ nhà máy sản xuất nội thất YCHI để được tư vấn theo mặt bằng thực tế.

Bước 5: triển khai và nghiệm thu

Kiểm tra độ bền, độ phẳng, ghép nối và hệ thống dây, sau đó kiểm tra lối đi, ổ cắm, mạng, ánh sáng và ghế ngồi. Hãy thu thập phản hồi của nhân viên sau 1 đến 2 tuần và điều chỉnh nếu có vấn đề về tiếng ồn, lối đi hoặc thiếu ổ cắm.

>>> Xem thêm bài viết: Lý do bàn làm việc đôi văn phòng ngày càng được ưa chuộng

Những lỗi bố trí cụm bàn thường gặp

Có tám lỗi thường gặp, mỗi lỗi đều có cách kiểm tra và khắc phục đơn giản:

1. Đặt quá nhiều chỗ so với diện tích: đo lại diện tích bình quân mỗi người và giảm số chỗ hoặc chuyển sang bàn gọn hơn.
2. Không tính không gian kéo ghế: chừa tối thiểu khoảng 0,6 m sau ghế.
3. Bỏ qua điện, mạng và cáp: lập sơ đồ điện, mạng trước khi cố định bàn.
4. Chắn cửa ra vào hoặc lối thoát hiểm: đối chiếu lại với sơ đồ thoát hiểm của tòa nhà.
5. Vách ngăn quá cao hoặc quá thấp: chọn chiều cao theo nhu cầu trao đổi hay tập trung của bộ phận.
6. Gộp bộ phận có mức độ ồn khác nhau: tách khu trao đổi khỏi khu tập trung.
7. Chọn bàn chỉ theo thẩm mỹ: đánh giá cả công năng, độ bền và khả năng đi dây.
8. Không dự trù không gian mở rộng: ưu tiên module và chừa chỗ cho 1 đến 2 vị trí dự phòng.

Chẳng hạn, một cụm 8 người đặt sát tường mà không chừa lối đi sau ghế sẽ khiến nhân viên khó di chuyển và dễ va chạm.

Trước khi quyết định bố trí

Bạn có thể lưu hoặc in lại danh sách dưới đây. Nhóm khảo sát gồm: đo đủ kích thước mặt bằng, đánh dấu cửa, cột, lối thoát hiểm và thiết bị PCCC, kiểm tra vị trí ổ điện, mạng và điều hòa. Nhóm nhu cầu gồm: xác định số nhân sự hiện tại và dự kiến, phân loại công việc của từng bộ phận, liệt kê thiết bị dùng chung. Nhóm triển khai gồm: chốt lối đi chính và lối đi phụ trên sơ đồ, chọn cấu hình bàn và vách ngăn, kiểm tra lại điểm nghẽn giao thông, thu thập phản hồi của nhân viên sau khi sử dụng.

>>> Tham khảo các mẫu cụm bàn làm việc tại YCHI thiết kế hiện đại.

Câu hỏi thường gặp

Cụm bàn 4 người cần bao nhiêu mét vuông?

Theo dải tham khảo, cụm 4 người dạng 2+2 hoặc 4 chỗ đối diện cần khoảng 10 đến 14 m², chưa kể khu vực chung. Con số cụ thể phụ thuộc kích thước bàn, ghế, hộc tủ và lối đi thực tế của văn phòng.

Nên đặt bàn đối diện hay song song?

Bàn đối diện tăng tương tác nên hợp với marketing, sales và nhóm dự án. Bàn song song, cùng một hướng, giúp tập trung hơn nên hợp với kế toán hoặc bộ phận cần bảo mật. Hãy chọn theo tính chất công việc.

Cụm bàn có nên dùng vách ngăn?

Nên dùng khi cần giảm nhiễu thị giác và tiếng ồn. Vách thấp phù hợp nhóm cần giao tiếp, vách cao hơn phù hợp bộ phận cần riêng tư. Nhóm trao đổi liên tục có thể không cần vách.

Bố trí cụm bàn cho văn phòng nhà ống như thế nào?

Ưu tiên cụm 2 hoặc 4 người, xếp dọc theo chiều sâu phòng và chừa lối đi chính ở ít nhất một bên. Đặt khu phụ về cuối phòng và tránh chắn cửa ra vào hay lối thoát hiểm.

Nên chọn cụm bàn module hay bàn cố định?

Nếu doanh nghiệp thường xuyên thay đổi nhân sự hoặc làm việc hybrid, module là lựa chọn linh hoạt hơn. Bàn cố định phù hợp khi mặt bằng và đội ngũ ổn định, và có thể sản xuất theo kích thước riêng để tận dụng tối đa không gian.

Lời kết

Cách bố trí cụm bàn làm việc nhóm hiệu quả bắt đầu từ việc hiểu rõ số người, mặt bằng và tính chất công việc, sau đó mới đến chọn layout, vách ngăn và hệ thống điện, mạng. Khi lối đi thông thoáng, hạ tầng đồng bộ và cụm bàn được thiết kế đúng nhu cầu, văn phòng sẽ vận hành trơn tru và nhân viên làm việc thoải mái hơn.

Nhà máy sản xuất nội thất YCHI thuộc Công ty TNHH YCHI, chuyên sản xuất và cung cấp nội thất văn phòng và gia đình theo yêu cầu, với định hướng sản phẩm cao cấp và chất lượng. Nếu bạn cần tư vấn sơ đồ 2D, 3D hoặc báo giá cụm bàn làm việc nhóm cho văn phòng của mình, hãy liên hệ YCHI để được hỗ trợ.